Альтернатива

«…Если есть что-то, что мы не умеем делать лучше и дешевле,

 чем наши конкуренты, то нет смысла делать это вообще;

 такую работу мы должны передать тем,

кто ее выполнит с заведомо лучшим результатом…»

Генри Форд в 1930-е годы

 

Многие руководители не в полной мере понимают очевидные экономические выгоды от важности проведения инвентаризации и стараются отложить её инвентаризации до последнего. Практически в каждом случае, когда перед организацией возникает такая необходимость, это означает стресс, как для сотрудников компании, так и для ее руководства. Причин здесь может быть несколько:

Во-первых, по их мнению, этот процесс вмешивается в обыденную и повседневную деятельность организации.

Во-вторых, как принято считать, что сотрудники отвлекаются от выполнения прямых задач, например продаж или отбора заказов.

В-третьих, необходимо выделять определенные ресурсы для планирования, контроля и анализа результатов инвентаризации, вносить корректировки, если результат получился с отклонениями факта от данных пересчета.

В-четвертых, бухгалтерия получает дополнительный поток документов, которые нужно в обязательном порядке отразить по учету.

В-пятых, менеджмент, если он не является собственником, может быть не заинтересован в объективных результатах инвентаризации. И в результате мероприятие наталкивается на определенную ментальность работников и получает эффект сопротивления или даже сабботаж, т.к. в итоге инвентаризации трудовому коллективу может быть придется возмещать недостачу.

Это далеко не исчерпывающий пример, когда проведение инвентаризации жизненно необходимо для восстановления контроля над производственными процессами. При этом в каждом случае очевидным фактом остается значительная экономическая выгода для организации в виде сохраненного (или вновь обретенного) имущества.

Выходом из данной ситуации может стать привлечение для проведения инвентаризации независимых специалистов владеющих навыками организации проведения и документирования результатов инвентаризации.

Основное преимущество проведения инвентаризации силами специалистов сторонней организации — это независимость и отсутствие заинтересованности в подтасовке результатов инвентаризации при этом учитывая оперативность и сопоставимость затрат делает такой вариант действенным инструментом внутреннего контроля и профилактики хищений.

На практике проверено, что когда работники знают, что инвентаризация будет проводиться независимыми экспертами, размер хищений существенно снижается. В случае привлечения сторонней организации для проведения инвентаризации, такая организация заинтересована в поддержании своей репутации и в качественном результате, т.к. перед ней строит задача заработать, а если результат не удовлетворит Заказчика – могут возникнуть вопросы по дальнейшему сотрудничеству.

Если рассматривать экономику всего процесса и связанные с ним трудности его организации, то вариант с привлечением сторонней организации выглядит наиболее привлекательным.

Для примера предлагается рассмотреть вот такое интересное исследование, предложенное нашей компанией для одной из торговых сетей: проведение инвентаризации силами трудового коллектива, силами собственного инвентаризационного подразделения, собственными силами, но с привлечением разовых и наемных счетчиков и с привлечением аутсорсинговой сторонней компании.

№пп	Наименование показателей	Силами собственного подразделения контроля	Силами трудового коллектива	Силами привлеченной компании (аутсорсинг)	Силами собственного подразделения контроля с   привлечением разовых наемных счетчиков (косорсинг)	При передаче собственного подразделения в управление   сторонней компании (аутстаффинг)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8
1	Количество штатных товарных ревизоров	3	3	3	3	3
2	Открытые вакансии	2	2	0	1	1
3	Количество инвентаризаций в месяц штатными   специалистами	4	12	29	12	10	некоторые универсамы не смогут проводить по причине   не укомплектованности штата
4	Количество инвентаризаций в месяц при закрытии   вакансий	7	18	29	18	15	В зависимости от возможности сети
5	Количество вовлечённого персонала МОЛ и СБ на 1   инвентаризацию	9	15	2	9	4	Для подготовки товара к пересчёту
6	Количество штатных ревизоров на 1 мероприятии	3	1	1	2	2	председатель комиссии
7	Средняя продолжительность 1 инвентаризации	24	24	12	12	12	В отдельных случаях возможно проведение   инвентаризации как дольше, так и быстрее — зависит от объёма товара, количества счётчиков,   работоспособности информационной системы и пр.
8	Возможность проводить инвентаризацию за 1 ночь	нет	нет	да	да	да	возможно проводить инвентаризацию во время наименьших   продаж
9	Фактически среднее затрачиваемое время штатными   ревизорами	552					Переработки — потенциальные оплачиваемые отгулы
10	Временные ресурсы в месяц у штатных специалистов (20   рабочих  дней)	480	480	480	480	480	рабочее время, в соответствии с ТК
11	Дополнительные временные ресурсы в месяц при закрытии   вакансий (20 рабочих дней)	320	320	0	160	160	позволит расширить сферы инвентаризаций и повысить их   результативность
12	Временные затраты на инвентаризации штатными   специалистами	96	288	348	288	240
13	Временные затраты на 1 инвентаризацию при закрытии   вакансий	168	432	696	432	360
14	Возможность проводить инв в выходные дни	Нет	нет	да	да	да	привлечение персонала МОЛ минимально
15	Наведение порядка перед открытием магазина, после   проведения инвентаризации	Нет	нет	да	да	да
16	Достоверность (качество) инвентаризаций	65-75%	55-60%	90-98%	65-75%	75-85%	ускорением процесса подписания сличительной и зачёта   пересортицы будет решение вопроса с Копейкой о возможности закачивать данные   в систему учета  сразу из ТСД и   получение прав доступа
17	Оплата привлечённых услуг умноженное на количество   инвентаризаций в месяц – по строке №3	0	0	2 610 000	691 200	576 000	средняя инвентаризация 100 000 товарных единиц,   средняя стоимость 1 инвентаризации 90 000 руб. (с НДС) привлечением 1   счётчика — около 400 руб. в час (с НДС) в расчете использовано 12 часов   8 доп., счетчиков
1В	ФОТ КРО штатные специалисты	140 000	140 000	140 000	140 000	140 000
19	ФОТ КРО по открытым вакансиям	90 000	90 000	0	45 000	45 000
20	Оплата МОЛ и инспектора СБ за выход на инвентаризацию   (оплата переработки — 2000 руб./чел, за 1 инвентаризацию)	18 000	30 000	4 000	18 000	8 000
21	Доля аренды офисной площади под оборудование рабочих   мест работающих специалистов	18 000	18 000	18 000	13 000	18 000
22	Доля дополнительной аренды офисной площади под   оборудование рабочих мест по вакансиям	12 000	12 000	0	6 000	6 000
23	Операции по оборудованию рабочего места в офисе под   вакансии {мебель, оргтехника, персональный компьютер, телефонная связь,   расходные материалы: канцтовары, запасные части для оргтехники, внесение в   список пользователей, оформление пропуска и т.п.)	80 000	80 000	0	40 000	40 000
24	Доля коммунальных услуг по офису на содержание   рабочего места имеющихся специалистов	1200	1200	1 200	1200	1 200
25	Доля коммунальных услуг по офису на содержание   рабочего места по вакансиям	800	800	0	400	400
26	Оплата не рабочих дней работающим (праздничные,   больничный, отпуск, отгул после инвентаризации) средне — условное, значение	63 000	63 000	31 500	31 500	31 500
27	Оплата не рабочих дней по вакансиям (праздничные,   больничный, отпуск, отгул после инвентаризации) средне — условное значение	40 500	40 500	0	20 250	20 250
28	Обработка данных штатных сотрудников (Кадровая,   бухгалтерская, финансовая, Экономическая безопасность, ИТ — обслуживание   рабочего места)	5 000	5 000	5 000	5 000	5 000
29	Налогообложение (ЕСН и НДФЛ) и операции с отчислением   по работающим	331 800	331 800	331 800	331 800	331 800
30	Налогообложение (ЕСН и НДФЛ) и операции с отчислением   по вакансиям	213 300	213 300	0	106 650	106 650
31	Операции по подбору персонала КРО на вакантные   должности	2 000	2 000	0	1000	1000
32	Привлечение дополнительных ресурсов при не   укомплектованности универсама на инвентаризацию (подработки, перевод из   других универсамов и т.д.)	5 000	5 000	0	5 000	2 500
33	Оплата за проведение проверки качества проведённой   инвентаризации	4 500	1500	1500	3 000	3 000
34	Проведение независимых выборочных внезапных ревизий   по рисковым группам товара в межинвентаризационный период	4 500	1 500	1500	3 000	3 000
3S	Компенсация мобильной связи и проезда до места   инвентаризации	4 500	1500	1500	3 000	3 000
36	Операции по ИТ — обслуживанию рабочего места и   электронных устройств	2 000	2 000	0	1000	1 000
37	Перевозка оборудования до места инвентаризации   (аренда доп. транспорта, место хранения оборудования	1000	1 000	0	1 000	1 000
38	Итого 1 инвентаризация (руб.):	1 037 100	1 040 100	3 146 000	1 472 000	1 344   300
	Стоимость 29 инвентаризаций в месяц (руб.)	7 518 975	2 517 042	3 146 000	2 384 640	2 607 942

 

Если посмотреть стоимость затрат на аутсорсинг, то он может показаться больше, чем в других случаях. Но здесь следует помнить, что качество и быстрота привлечения профессиональных ресурсов порой играет решающую роль в достижении успеха конечного результата.

Многие компании и организации проводят инвентаризацию своими силами. Между тем, имеющийся опыт говорит о том, что независимый инвентаризационный консалтинг и аудит может оказаться куда полезнее и эффективнее, чем «опора на свои силы». Отчего так происходит? Тому есть множество причин. Сама ситуация, когда контроль ведут люди, материально ответственные за остатки товаров (т.е. за совпадение логического и физического учета), ставит этих людей в ситуацию конфликта интересов – они должны сами себя контролировать.

Кроме того, продавец магазина в настоящее время – одна из самых низкооплачиваемых работ. При этом «текучка» в этой профессии достаточно высока. В среднем продавец супермаркета работает в магазине не больше 6 месяцев. Это означает, что расходы на обучение персонала становятся существенными. И если компании не надо обучать работников функциям ведения подсчета товара, то появляется возможность иметь более квалифицированный персонал при меньших затратах.

Вопрос о том, кто должен проводить инвентаризацию, конечно, является важным. Если рассматривать мировые тенденции развития логистики, то с каждым годом увеличивается число компаний, выбравших стратегию аутсорсинга. При этом экономия может достигать 20%. Не является исключением и инвентаризация. К достоинствам инвентаризационного аутсорсинга можно отнести высокую скорость, беспристрастность исполнителя и объективность результатов пересчёта, «эффект неожиданности» для сотрудников компании, профессиональный экспертный подход.

Консалтинговые услуги по снижению риска потерь активов товарных запасов, основных средств, а также само проведение инвентаризаций, предоставление персонала, осуществление выборочных инвентаризаций и снятия остатков, инспекции, помощь в решении претензионных споров между поставщиком и получателем – это наш профиль и профиль наших партнеров, обладающих соответствующими технологиями и ресурсами.

Преимущество независимой инвентаризации не только в передаче части бизнес-процессов сторонней компании на аутсорсинг, экономия времени и денег, но и выявлении истинного положения с остатками и фактическим наличием имущества и товаров  и, как следствие, повышение прозрачности финансовой отчетности и предупреждение возможных финансовых потерь.

Предоставление качественных результатов и удовлетворение потребностей Заказчика в достоверности учтенных данных – это наше преимущество. Доверьте опытным и профессионально обученным специалистам все ваши заботы по проведению инвентаризации товарных запасов и основных средств.