Альтернатива

Инвентаризация служит для подтверждения бухгалтерского учета за отчетный период. Инвентаризация — это определенная последовательность практических действий по документальному подтверждению наличия, состояния и оценки имущества и обязательств организации с целью обеспечения достоверности данных учета и отчетности, а также сохранности материальных ценностей.

Как часто нужно проводить инвентаризацию в крупных компаниях? Практика показывает, что оптимальное значение составляет не менее 3 раз в год. Однако для быстро растущих сетей с большой оборачиваемостью товаров целесообразно делать это раз в квартал. Как правило, после проведения двух-трех ежеквартальных инвентаризационных аудитов уровень недостач снижается на 20–50%.

Потребность в проведении инвентаризации возникает у организаций разных форм собственности, разных размеров и отраслей деятельности. Понимание о необходимости проведения инвентаризации материальных ценностей возникает на определенном этапе развития любой организации. Если рассмотреть инвентаризацию, например основных средств, то зачастую весьма распространенной является ситуация, когда в результате упущений в системе учета допущенных в прошлом на складах скапливается большое количество оборудования или других материальных ценностей, идентификация которых вызывает серьезные затруднения. Затруднения могут быть вызваны отсутствием маркирования, или бессистемного использования наименований для идентификации в базах данных.

Тем не менее, информация о фактическом наличии объектов учета необходима и крайне важна в случаях, когда стоимость такого оборудования представляет значительную стоимость как, например, в случаях с телекоммуникационным оборудованием в компаниях оказывающих услуги сотовой связи. Когда стремительное развитие технологий влечет за собой частое обновление оборудования и, как правило, скопление на складах большого количества как выведенного из эксплуатации так еще и не введенного в эксплуатацию оборудования. Мы не говорим уже о том, что даже такое нужное имущество, как персональные компьютеры, тоже устаревают и со временем активно заменяются на новые.

Другим примером, когда проведение инвентаризации может принести значительные экономические выгоды это зачет НДС по приобретенным материальным ценностям, когда происходит потеря связей между учетными документами основных средств, документами об оплате основных средств и счетами фактурами поставщиков. В результате возникает ситуация что перестают выполняться условия для вычета уплачено поставщикам НДС. Несмотря на то, что в наш век компьютерного учета такое кажется маловероятным, тем не менее, такое случается сплошь и рядом и, как не странно, именно на крупных предприятиях висят многомиллионные суммы не принятого к зачету НДС по этой причине.

Можно рассматривать массу примеров, когда процесс инвентаризации вызывает массу трудностей и требует высоких трудозатрат. Давайте вспомним недалекое прошлое, когда на каждом столе или компьютере мы краской наносили слово, например «ИНВ. 0000023879». При этом большая группа сотрудников компании, в ряде случаев в свои выходные дни, ходила по помещениям офиса и в самый разгар трудового дня начинала заглядывать под столы и стулья.

Затем на смену надписям пришли штрихкоды и лазерные считыватели – терминалы сбора данных. Инвентаризация стала интереснее и более точной, но со стула и из-за стола все та же группа сотрудников, но уже меньшим составом, все равно вас сгоняла с рабочего места, чтобы отсканировать приклеенную снизу и далеко в углу крышки стола бумажку с заветными голосочками.

А уж как потом происходили разборы результатов инвентаризации, например, откуда взялся этот «Славянский шкаф» или куда делась вывеска «Рога и копыта»?

Многим памятен эпизод из комедии Эльдара Рязанова «Служебный роман»: в кабинет директора Калугиной врываются хамоватые люди в халатах и начинают бесцеремонно переставлять вещи, переписывая их номера. К счастью, в наши дни такие «аудиторы» почти не встречаются. Как же проводится инвентаризация в нынешних российских условиях? А сегодня уже предлагается новая технология проведения инвентаризация, когда буквально за один прием и нажатием одной кнопки один человек за минуту делает все то же самое, но вы его даже не замечаете. Такое удобство, как для счетчика, так и для всех остальных работников принесла нам технология RFID.

Хорошо известной технологией в области автоматической идентификации является штриховое кодирование. Радиочастотная идентификация по сравнению со штриховым кодированием имеет следующие преимущества:

• бесконтактное чтение и запись;
• работа вне прямой видимости;
• большая дальность считывания;
• перезапись данных;
• большой объем данных;
• одновременное считывание большого количества меток;
• долговечность метки.

 

Давайте посмотрим видеоматериал, как это может происходить.

Подобный подход можно смоделировать и с инвентаризацией розничных магазинов. Применение современной технологии позволяет свести к минимуму вероятность ошибок и в десятки раз повысить эффективность существующих бизнес-процессов за счет увеличения скорости и точности учета имущества.

Данное решение позволяет снизить влияние человеческого фактора и в десятки раз повысить эффективность существующих бизнес-процессов за счет увеличения скорости и точности пересчета изделий.

В настоящее время все ещё есть  компании, которые пересчитывают товары вручную. Простой ручной пересчет 50 изделий занимает не менее 20 минут, пересчет с использованием штрихкода — около 2 минут. За один рабочий день сотрудник, занимающийся инвентаризацией склада, способен обработать порядка 2000 единиц товаров. В итоге инвентаризация превращается в целое событие в жизни компании. Применение технологии RFID позволяет пересчитывать более 200 единиц товаров менее, чем за 1 секунду. При этом их даже не нужно доставать из групповой упаковки — система мгновенно обработает информацию о товарах, разложенных по пакетам, коробкам или планшетам. RFID-решение также дает возможность осуществлять быстрый поиск и сортировку товаров в автоматическом режиме.

Данная технология позволяет проводить инвентаризацию склада в рекордно короткие сроки, помогает повысить продажи, скорость и качество обслуживания клиентов, что особенно важно для оптовых компаний, при работе на выставках и ярмарках с большим потоком покупателей. Кроме того, RFID-решение позволяет контролировать перемещение промаркированных изделий, что дает возможность создавать эффективные антикражные системы, «умные витрины» и многое другое. Кроме того, RFID-технологии позволяют получать уникальную аналитическую информацию об объектах: например, о влиянии маркетинговых акций, соотношении числа примерок и покупок, какие товары чаще всего покупают в комплекте и т.п.

Например, инвентаризация одежного или ювелирного магазина может превратиться в интересное и занимательное мероприятие, не требующее особых усилий для одного сотрудника.